关于民生档案工作的调查与思考

通江县档案局 · 发表于 2016-12-29 10:38

民生档案包括各类与民生有关的专门档案，是党和政府保障民生、改善民生的好帮手。中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出：“各单位档案机构要把与人民群众切身利益密切相关的各类文件材料收集归档”“把民生档案纳入国家档案资源体系”；国家档案局将“档案与民生”作为2016年“国际档案日”纪念活动的主题，足见档案与民生的关系是何等的密切与重要。那么，国家档案局2007年印发《关于加强民生档案工作的意见》的通知后，其民生档案工作开展情况如何？为此，笔者就全县民生档案工作情况进行了调研。

　　一、民生档案工作现状

　　笔者调查走访了46个单位，其中县级部门23个，金融、通信、水电气等企业8个，乡镇和村（社区）15个。从调查情况来看，自国家档案局印发《关于加强民生档案工作的意见》和《关于加强社会主义新农村建设档案工作的意见》后，青神县作为四川省首批11个创建社会主义新农村建设档案工作的示范县，县委、县政府高度重视，将新农村建设档案工作纳入社会主义新农村建设总体规划，成立了由分管领导任组长，县级相关涉农部门为成员的新农村建设档案工作领导小组；县委办制发了《关于做好社会主义新农村建设档案工作的意见》；县政府办主持召开全县社会主义新农村建设档案工作会、流动现场会等，民生档案工作得到有序推进，取得了明显成效。

　　（一）民生档案管理机制进一步完善。县政府制发民生档案工作相关文件；县人大、政协开展档案工作审议、视察；县档案局与相关主管部门联合行动，加强民生档案工作宏观管理。各民生部门、乡镇和村（社区）领导重视加强档案工作，明确了分管档案工作的领导，配备了专职或兼职档案员，建立了档案管理制度，民生档案工作纳入年度计划及相关人员岗位职责，民生档案工作经费纳入单位预算。乡镇全部设立了综合档案室，集中统一管理本单位的综合档案和业务档案，及时对形成的各门类民生档案进行收集、整理、归档；各行政村已全部建立档案工作，并初步达到眉山市示范村标准。

　　（二）民生档案的收集归档情况良好。目前，各民生部门、乡（镇）综合档案室收集归档文书、科技以及各类专业门业务档案50余万卷（册）。如国土资源局收集保管了近10万宗地籍档案；林业部门建立林改档案、退耕还林等业务档案3万多卷（件）；农业部门收集归档土地承包确权档案5万多卷，并建立起农业科技档案、农民专合组织档案；民政部门逐步建立起了社会救助、优抚安置、五保户、收养和婚姻登记档案等3万多卷（件）；相关部门就干部职工档案、房地产登记、计划生育、社会养老保险、医疗保险、户籍管理等民生档案每年及时收集整理归档。同时，配送村级书屋各类书籍资料11.2万册，逐步建立起覆盖人民群众的民生档案资源体系。

　　（三）档案保管条件得到进一步改善。县财政投资30余万元，为档案馆购置档案柜和保管保护设备，确保民生档案接收进馆，目前，县档案馆保管各类档案13万多卷册；各部门、乡镇对档案工作经费投入也逐年增加，配置档案库房和办公用房，逐步添置了标准的专用档案柜架、电脑、去湿机等硬件设备，档案工作基础条件较大改善，档案保管保护条件也越来越好。

　　（四）档案利用服务效果显著。民生档案与老百姓的切身利益密切相关，为满足群众利用档案需求，县档案馆与相关部门衔接，将全县婚姻档案和利用率较高的民生档案全部接收进馆。同时，县财政投入经费200多万元，实施馆藏档案数字化，建立各类档案检索目录50万条，纸质文件扫描300多万页；推进数字档案室建设，通过党政网建立数字档案室70个，上载目录数据45万多条、全文档案数据20多万页，并上载眉山市数字档案室系统平台。据统计，“十二五”期间，仅县档案馆提供查阅利用民生档案12915卷件，9246人次，出具证明4877件，为解决群众切身利益、维护社会稳定、促进经济发展等方面发挥了重要作用。

　　二、民生档案工作存在的问题

　　青神县民生档案虽然取得了一些成绩，但同时也存在以下几个方面问题：

　　（一）民生档案管理发展不平衡。民生问题涉及社会各个领域，民生档案产生于不同的主体，涉及许多部门。受部门领导的档案意识、办公场地、经费和档案人员业务素质影响，民生档案收集、管理规范程度参差不齐。从调研的46个民生部门来看，档案工作达到规范化标准的只有30个；且部分单位民生档案管理混乱，档案资料留存在各业务股室和个人手中，只为自己平时工作方便，没有及时移交综合档案室整理和集中保管，处于无序管理和失管状态，档案资源存在安全隐患。

　　（二）档案行政管理部门监管不到位。一是面宽量大、人少事多。民生档案工作牵涉领域广、职能部门多、且深入到了行政村（社区）和新经济组织，工作量大、任务重；加上人员少，如县档案局（馆）共有人员6人，除馆内利用接待和行政事务人员外，能全身心投入面上业务监督指导的人员只有1人。二是一些部门和民生企业属市上直管，地方档案行政部门监管指导难度大；同时，部门之间的协调配合不够、约束机制不健全等问题，造成档案部门难以有效开展工作，监督指导常常感到力不从心。

　　（三）民生档案资源共享利用难度大。一是民生档案资料形成、保管于各职能部门和组织，如学籍档案、林权档案、地籍档案、户籍档案、房产档案、社保医保档案等都保存在各形成部门，多头管理、各自为政，民生档案实体资源难以共享；二是档案信息化程度不高，档案目录数据中心尚未完全建立，数字档案馆（室）建设进度缓慢，档案信息共享得不到充分发挥，群众查阅利用很不方便。

　　三、开展民生档案工作的对策和建议

　　从青神县开展民生档案工作中取得的经验教训，结合档案工作中存在的问题和困难。笔者认为，做好民生档案工作应从以下几方面进行。

　　（一）抓宣传，增强建档意识。

　　充分认识建档的重要性、必要性是开展民生档案工作的前提。首先，档案行政管理部门从领导到职工，要进一步加强了对民生档案工作的认识，特别是对档案在民生工作中的地位和作用进行认真的探索。其次，加强对各级部门、组织和干部群众的宣传，提高档案意识，使之重视建档工作。再次，加强与县农工办、组织部、农牧局、民政局、电视台、报社等民生部门的密切联系，利用“6•9”国际档案日等活动，广泛争取配合与支持，形成大家宣传，齐抓共管的良好氛围。

　　（二）抓机制，促进部门配合。

　　一是积极争取领导重视，将档案行政管理部门纳入县上成立的相关非常设机构领导小组成员单位，使档案工作延伸到县中心工作和相关领域。二是每年及时召开民生档案工作会议，分解下达将目标任务；同时，将档案工作纳入县目标管理，实施对各部门和乡镇的目标绩效考核。三是加大档案行政执法监督检查力度，使档案执法检查常态化，促进各系统、各部门健全档案工作制度，严格履行职责，依法依规开展档案工作。四是加强与各系统、各部门档案人员的沟通联系，提高档案工作网络效能，相互配合，推进工作开展。

　　（三）抓指导，夯实管理基础。

　　一是转变指导观念，从指导文书档案归档向侧重业务档案归档转变；从重指导整理方法向重指导收集理念转变，做到档案资料应收尽收；从指导机关部门档案工作向更多指导基层单位、企业、新经济组织转变，全方位拓展各领域、各层次、各方面档案工作。二是以档案工作规范化建设为抓手，指导各立档单位建立档案工作制度、完善业务规范、改善保管设施、促进档案开发利用，夯实档案管理基础，提高档案管理水平。同时，在业务指导中要注意发现新情况、解决新问题，及时总结和推广先进经验，促进档案业务指导取得实效。三是加强各立档单位档案人员业务培训，采取送省（市）培训、举办专题业务培训班、深入基层现场指导培训等形式，提高档案人员工作方法和业务技能，推动档案工作持续发展。

　　（四）抓共享，满足利用需求。

　　一是国家综合档案馆加大接收、征集力度。按照国家档案局9号令规定，加快民生档案接收进度，对安全保管条件差的可提前接收，从档案实体上集中保管和利用，以最大限度实现档案资源共享。二是建立产权登记实体档案的整合管理，将地籍、房产、农村土地、林权等档案资料实施集中统管，给民众利用档案带来方便。三是加快全县电子文件和档案目录中心建设，加大对各立档单位电子文件的接收和档案目录的采集，建立档案信息共享平台；积极实施档案馆（室）藏纸质档案和增量档案的数字化，通过网络技术，打通数字档案馆（室）之间的资源共享通道，互联互通，全面实现档案信息的资源共享。同时，探索移动互联网技术在档案工作中的应用，积极推送公开信息，突破时空限制，变被动服务为主动，以最大限度满足公众利用档案需求。