合同管理避开这些坑

李本清 · 发表于 2023-5-7 19:51

  1、什么是原件（重要）
从这一点开始，就要各位引起足够的注意。这里说的是留什么材料有用。

签署行为原始发生的纸质载体、原始电子记录等。不是扫描件，不是纸质复印件，也不是照片，照片的扫描件就更不行。

人和人的理解不能一概而论，你要按法律来，就听我的。

  2、必须保留至少一份原件
为什么一般都会约定“一式X份”，因为所有签署人都要留一份。

不止是合同，一些补充协议，合同变更申请之类的也是一样，无论如何也要留一份原件。很多时候是你说不清楚，对方能说清楚，但他不想说。

打官司不是打辩论赛，口头说的再通顺，也比不上白纸黑字一纸证据。

  3、关键材料留痕迹
很多业务交流都是通过微信对话，正规一些的，会发公司邮件。

邮件相对正规，尤其是“@公司后缀”的邮箱，直接就可以确定发信人所属公司。

但实务上为了方便，多数还是用微信来往。业务员对接的人多，文件也多，就需要经常备份微信记录。一两年前的争议，因为关键对话记录丢失而棋差一招的情况很多。

尽可能留存对方的身份证、名片，照片也可以，用来佐证对方人员的身份。

对方发来一张名片，不仅可以证明这个微信号属于谁，而且证明他代表什么公司。

因为你聊天的这个微信账号，对法官来说，不一定就是你指的这个人和公司。

  4、至少保留扫描件的材料
我方盖章的、对合同履行有用的所有材料，比如像“请款书”、“确认单”、“工作联系单”等等，必须保留电子版。

而且，发出去的快递，一定记录快递号，对方收到快递的记录截图，网页查询截图就足够。

不要等发出去之后，只留一个word版本，法官可分不出这玩意是不是你现写的。

  5、对方人员签字证明的文件
首先，这种材料不一定有效，只有盖公章才最稳妥。

拒绝盖公章，最起码让对方公司给签字人出一份带公章的具体委托书。

如果上面两条都做不到，这份文件法律认定肯定有困难。

签字文件保留原件，也要记得收集能够核实签字人身份、签字人与对方公司关系的证明。

  6、小心换人履行合同
这种情况属于典型的大意吃暗亏。

比如：我们和A公司签主合同，但后来A让B来履行。这种情况下一定要拿到A出具的、对B的具体授权委托。

要不然发生争议时，我们只和B达成了一系列的验收单，A反而隐身，我们就说不清楚了。

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